Laskun lähettäminen sähköpostilla

Kelo Laskutus lähettää laskun PDF-tiedostona sähköpostitse. Lähetystavan valitset itse: viesti joko avataan omassa sähköpostiohjelmassasi tai lähetetään suoraan ohjelmasta.

Lähetystavan valinta

Avaa Asetukset → Sähköpostin lähetys. Valittavana on kolme tapaa:

• Omalla sähköpostiohjelmalla tekee viestin valmiiksi ja avaa sen Outlookissa tai muussa sähköpostiohjelmassasi. Tarkistat viestin ja painat itse Lähetä. Salasanaa ei kysytä, ja viesti jää omiin Lähetettyihin.
• Suoraan ohjelmasta (SMTP) lähettää laskun yhdellä napilla suoraan sähköpostitilistäsi. Tarvitsee postipalvelimen tiedot ja salasanan.
• Ei käytössä piilottaa lähetystoiminnon kokonaan.

SMTP-asetukset

Jos valitsit suoran lähetyksen, täytä postipalvelimen tiedot. Tarvitset palvelimen nimen, portin, käyttäjätunnuksen ja salasanan. Portti 587 salatulla yhteydellä on tavallisin.

Salasana tallennetaan Windowsin omalla salauksella. Se on sidottu siihen käyttäjätiliin, jolla kirjauduit koneelle. Varmuuskopiosta toiselle koneelle palautettu tietokanta ei tuo salasanaa mukanaan, vaan se kirjoitetaan uudelleen.

Gmail vaatii sovellussalasanan: tavallinen salasana ei kelpaa. Luo sovellussalasana Google-tilisi asetuksista kohdasta Suojaus → Sovellussalasanat. Se edellyttää kaksivaiheista vahvistusta.

Outlook.com, Hotmail ja Live: Microsoft lopetti salasanalähetyksen syyskuussa 2024, eikä mikään salasana toimi. Näistä osoitteista lasku lähtee valitsemalla lähetystavaksi oma sähköpostiohjelma.

Testiviesti

Asetusten alalaidassa on Lähetä testiviesti itselleni. Se lähettää lyhyen viestin omaan osoitteeseesi, jotta näet heti toimiiko yhteys. Jos viesti tulee perille, lähetys toimii.

Laskun lähettäminen

Valitse lasku luettelosta, napsauta hiiren oikealla napilla ja valitse Lähetä sähköpostilla. Avautuvassa ikkunassa näkyvät vastaanottaja, otsikko ja liitetiedoston nimi. Vastaanottaja on asiakkaan sähköpostiosoite, joten se kannattaa tarkistaa asiakastiedoista etukäteen.

Lasku lähtee PDF-liitteenä. Tiedoston nimi on sama, jonka kirjanpitoon vieminen tuottaisi, joten asiakkaan saama ja kirjanpitäjän saama tiedosto ovat tunnistettavasti sama asiakirja.

Viestin sanamuoto

Oletusviesti kertoo laskun numeron ja maksuohjeen: eräpäivän, summan, viitenumeron, saajan tilinumeron ja virtuaaliviivakoodin. Hyvityslaskulla on oma tekstinsä ilman maksuohjetta.

Viesti kirjoitetaan laskun kielellä: suomenkieliselle asiakkaalle suomeksi, ruotsinkieliselle ruotsiksi ja englanninkieliselle englanniksi.

Voit muokata oletustekstiä kohdassa Asetukset → Sähköpostin lähetys → Viestin sanamuoto. Käytettävissä ovat paikkamerkit {numero}, {asiakas}, {erapaiva}, {summa}, {viite}, {yritys}, {saaja}, {tilinumero}, {bic} ja {viivakoodi}. Rivi jää automaattisesti pois, jos kaikki sen tiedot ovat tyhjiä.

Luonnoksen lähettäminen

Myös luonnoksen voi lähettää sähköpostilla. Lähetyksen jälkeen ohjelma kysyy, merkitäänkö lasku lähetetyksi. Kieltäytyminen jättää laskun luonnokseksi, jolloin sitä voi vielä muokata.