Verkkolasku pienyritykselle: milloin sitä vaaditaan ja mitä se vaatii

PDF sähköpostin liitteenä ei ole verkkolasku. Se on kuva laskusta, ja vastaanottaja joutuu näppäilemään siitä tiedot itse. Verkkolasku on sama lasku koneen luettavassa muodossa, ja siksi yhä useampi asiakas pyytää nimenomaan sitä. Tämä sivu kertoo, milloin sinun on pakko toimittaa verkkolasku, mitä sen lähettäminen vaatii ja kannattaako pienen yrityksen ryhtyä siihen.

Mikä verkkolasku on

Verkkolasku on rakenteinen tiedosto: jokainen tieto – summa, eräpäivä, viitenumero, alv-kanta – on omassa kentässään, joten vastaanottajan ohjelma osaa lukea ne ilman ihmistä. Se kulkee operaattorin tai pankin välityksellä suoraan asiakkaan ostolaskujen käsittelyyn.

Suomessa käytössä olevat muodot ovat Finvoice 3.0, TEAPPSXML 3.0 ja kansainvälinen Peppol BIS Billing 3.0. Kaikki kolme vastaavat eurooppalaista standardia EN 16931, joten muodon valinta on käytännössä operaattorin asia eikä sinun.

Milloin verkkolaskua voidaan vaatia sinulta

Laki hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta on ollut voimassa 1.4.2020 alkaen. Se ei pakota ketään lähettämään verkkolaskuja itsestään, mutta se antaa ostajalle oikeuden vaatia sellaista:

• Julkishallinto – valtio, kunnat, hyvinvointialueet ja muut hankintayksiköt ottavat vastaan vain verkkolaskuja. Jos laskutat kuntaa, verkkolasku ei ole vaihtoehto vaan ehto.
• Yritysasiakas saa pyytää laskun eurooppalaisen standardin mukaisena verkkolaskuna, ja sinun on toimitettava se pyynnöstä.
• Kuluttaja-asiakkaita laki ei koske. Kuluttajalle lasku menee sähköpostilla, paperilla tai verkkopankkiin e-laskuna, niin kuin ennenkin.
• Aivan pienintä toimintaa laki ei koske: raja on 10 000 euron liikevaihto.

Huomaa mihin suuntaan oikeus toimii. Ostaja saa vaatia, ja ostaja saa myös kieltäytyä maksamasta laskua, joka ei ole pyydetyssä muodossa. Myyjän on siis hyvä tietää etukäteen, kumpaa asiakas odottaa.

Mitä verkkolaskun lähettäminen vaatii

• Operaattori tai pankki. Verkkolaskuja ei lähetetä suoraan yritykseltä yritykselle, vaan välittäjän kautta. Pankit välittävät verkkolaskuja, ja erillisiä operaattoreita on useita.
• Oma verkkolaskuosoite. Tämän saat operaattorilta, ja se kannattaa ilmoittaa omalle laskulle ja verkkosivulle, jotta myös sinä voit ottaa verkkolaskuja vastaan.
• Asiakkaan verkkolaskuosoite ja välittäjätunnus. Ilman näitä laskua ei osata reitittää perille.

Verkkolaskuosoite ja OVT-tunnus

Yleisin verkkolaskuosoitteen muoto on OVT-tunnus, ja se rakentuu kolmesta osasta: 0037 (Suomen tunnus), Y-tunnus ilman väliviivaa ja mahdollinen enintään viiden merkin tarkenne, jolla iso yritys ohjaa laskun oikealle osastolle.

Y-tunnus 2414749-6 → OVT-tunnus 003724147496

Osoitteen rinnalla kulkee aina välittäjätunnus, joka kertoo minkä operaattorin tai pankin kautta vastaanottaja laskunsa ottaa. Pankeilla se on pankin BIC, operaattoreilla operaattorin oma tunnus. Kaksi eri asiaa, ja molempia tarvitaan.

Mistä asiakkaan osoitteen löytää

• Kysy asiakkaalta. Nopein tapa, ja samalla varmistuu kenelle lasku osoitetaan.
• Katso asiakkaan omalta laskulta tai verkkosivulta – useimmat ilmoittavat sen laskutustiedoissaan.
• Hae julkisesta verkkolaskuosoitteistosta Y-tunnuksella. TIEKE ylläpitää sellaista, ja operaattoreilla on omansa.

Kannattaako pienen yrityksen siirtyä verkkolaskuun

Se riippuu siitä, kenelle laskutat.

• Laskutat pääosin kuluttajia. Verkkolaskusta ei ole sinulle hyötyä. Sähköpostilla lähtevä PDF ja selkeä viitenumero riittävät.
• Laskutat yrityksiä tai julkista sektoria. Verkkolasku tulee vastaan ennemmin tai myöhemmin – kunnan kohdalla heti ensimmäisellä laskulla.
• Laskuja on vähän. Moni operaattori hinnoittelee kappalemäärän mukaan, ja muutaman laskun kuukausivolyymilla kustannus on pieni. Vertaa hintaa siihen, mitä yksi maksamatta jäänyt lasku maksaa.

Kääntöpuoli kannattaa myös tietää: verkkolasku menee asiakkaan järjestelmään sellaisenaan, joten virheellinen viitenumero tai puuttuva tilausnumero pysäyttää sen tehokkaammin kuin sähköpostilasku, jonka joku lukee silmillään. Laskun pakolliset tiedot kannattaa käydä läpi ennen ensimmäistä lähetystä.

Mitä vuosi 2030 tuo

EU:n VAT in the Digital Age -uudistus tekee verkkolaskusta pakollisen rajat ylittävässä yritysten välisessä kaupassa 1.7.2030 alkaen. Suomessa ei ole omaa kotimaisen B2B-laskutuksen pakkoa eikä sellaista ole odotettavissa ennen EU:n aikataulua.

Pienyrittäjälle tämä ei ole syy kiirehtiä, mutta se on syy olla investoimatta pitkäksi aikaa prosessiin, joka perustuu käsin näppäiltyihin PDF-laskuihin.

Kelossa

Kelo säilyttää asiakaskortilla verkkolaskuosoitteen ja operaattoritunnuksen, joten tiedot ovat tallessa siinä muodossa kuin lähettäminen ne vaatii. Kentät näkyvät vain yritysasiakkaalle – kuluttajalle niillä ei ole käyttöä.

Laskun lähettäminen operaattorin kautta ei ole vielä ohjelmassa. Tällä hetkellä Kelo tulostaa laskun, tekee siitä PDF:n ja lähettää sen sähköpostilla. Verkkolaskun lähetys on työlistalla, ja asiakaskortin tiedot ovat siksi jo paikallaan.

Tämä sivu on yleistä tietoa eikä oikeudellista neuvontaa.

Lähteet: laki hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta (241/2019); Valtiokonttorin ohjeistus eurooppalaisen standardin mukaisista laskuista; standardi SFS-EN 16931-1; neuvoston direktiivi (EU) 2025/516 (VAT in the Digital Age).