Laskun pakolliset tiedot

Lasku ei ole vapaamuotoinen kirje. Arvonlisäverolaki luettelee tiedot, joiden on oltava laskulla, ja puuttuva merkintä on ostajan ongelma yhtä lailla kuin myyjän: ilman niitä ostaja ei saa vähentää arvonlisäveroa. Tässä on koko lista, ja sen perässä lyhennetty versio, joka riittää pienille laskuille.

Pakolliset laskumerkinnät

Arvonlisäverolain 209 e §:n mukaan laskulla on oltava:

1. Laskun antamispäivä.
2. Juokseva tunniste eli laskun numero, joka yksilöi laskun.
3. Myyjän arvonlisäverotunniste (Y-tunnus tai ALV-numero).
4. Ostajan arvonlisäverotunniste, kun kyse on käännetystä verovelvollisuudesta tai yhteisömyynnistä.
5. Myyjän ja ostajan nimi ja osoite.
6. Tavaroiden määrä ja luonne tai palvelujen laajuus ja luonne.
7. Toimituspäivä eli tavaroiden toimitus- tai palvelun suorituspäivä, tai ennakkomaksun maksupäivä.
8. Veron peruste verokannoittain, yksikköhinta ilman veroa sekä hyvitykset ja alennukset, jos ne eivät sisälly yksikköhintaan.
9. Verokanta.
10. Suoritettavan veron määrä euroissa.
11. Verottomuuden peruste tai merkintä käännetystä verovelvollisuudesta.
12. Merkintä itselaskutuksesta, jos ostaja on laatinut laskun.
13. Tiedot uusista kuljetusvälineistä, marginaaliverotusmenettelystä tai verollisen sijoituskullan myynnistä, kun ne koskevat myyntiä.
14. Viittaus aikaisempaan laskuun, jos lasku muuttaa aiempaa laskua.

Lista näyttää pitkältä, mutta suurin osa kohdista koskee erikoistilanteita. Tavallisella kotimaisella laskulla täyttyvät kohdat 1–3 ja 5–10.

Kevennetyt laskumerkinnät

Jos laskun loppusumma on enintään 400 euroa, riittää lyhyempi lista. Sama kevennys koskee vähittäiskauppaa ja siihen rinnastettavaa toimintaa ilman euromääräistä rajaa – esimerkiksi kioskin tai kampaamon kuittia.

Kevennetyllä laskulla on oltava:

• Laskun antamispäivä.
• Myyjän nimi ja arvonlisäverotunniste.
• Tavaroiden määrä ja luonne tai palvelujen luonne.
• Suoritettavan veron määrä verokannoittain tai veron peruste verokannoittain.

Kevennys ei koske yhteisömyyntiä, etämyyntiä eikä rajat ylittävää myyntiä, jossa ostaja on käännetysti verovelvollinen. Näissä tarvitaan aina täydet merkinnät.

Mitä laissa ei lue, mutta lasku tarvitsee silti

Nämä eivät ole arvonlisäverolain vaatimuksia, mutta ilman niitä lasku ei toimi käytännössä:

• Eräpäivä ja maksuehto. Ilman eräpäivää viivästyskoron laskeminen on hankalaa.
• Viitenumero. Ilman sitä maksun kohdistaminen on käsityötä. Miten viitenumero lasketaan.
• Tilinumero IBAN-muodossa ja tarvittaessa BIC.
• Viivästyskorko, jos siitä on sovittu muuta kuin korkolain mukainen.
• Ostajan viite tai tilausnumero, jos ostaja sitä pyytää – isommissa yrityksissä lasku ilman sitä palautuu.

Miten kauan laskut on säilytettävä

Kirjanpitolain mukaan tositteet säilytetään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi. Kirjanpitokirjat ja tilinpäätös säilytetään kymmenen vuotta. Säilytysmuoto saa olla sähköinen, kunhan aineisto on luettavissa koko ajan.

Tarkistuslista

Tulosta tai kopioi tämä ja käy se läpi ennen kuin lähetät laskun:

• Laskun päivämäärä ja juokseva numero
• Myyjän nimi, osoite ja Y-tunnus
• Ostajan nimi ja osoite
• Mitä myytiin, kuinka paljon
• Toimitus- tai suorituspäivä
• Veroton hinta, verokanta ja veron määrä euroissa
• Verottomuuden peruste, jos veroa ei ole
• Eräpäivä, viitenumero ja tilinumero

Kelo täyttää nämä puolestasi

Kelo Laskutus ottaa myyjän tiedot asetuksista, asiakkaan tiedot asiakasrekisteristä ja laskee veron perusteen sekä veron määrän verokannoittain itse. Viitenumero muodostuu laskun numerosta automaattisesti, ja tilisiirtolomake sekä verkkopankkiviivakoodi tulostuvat laskun mukana. Laskusta ei pääse lähtemään ilman niitä tietoja, jotka laki vaatii.